Blog

De muur tussen Business en IT

Ook BNR Nieuwsradio besteed er aandacht aan.

In deze snel veranderende wereld zijn bedrijven constant bezig met innoveren. Vooral de veranderingen op het gebied van IT zitten in een stroomversnelling. Helaas gaat veranderen niet altijd even makkelijk en zijn er legio voorbeelden van IT projecten die niet uitpakken zoals verwacht.

Neem bijvoorbeeld: slechts zeven procent van grote ICT-projecten eindigt in een succes. We kennen ze wel, de projecten die minder goed uitpakken bij bepaalde overheidsinstellingen. Maar niet alleen bij de overheid gaat het fout, ook in het bedrijfsleven zien we er voorbeelden van. De schattingen lopen uiteen, 35 tot 50 procent van alle ICT-projecten leveren niet de gewenste resultaten op!

Voor alle projecten die niet optimaal lopen zijn natuurlijk allerlei factoren aan te wijzen. Toch is er één oorzaak die hier met kop en schouders bovenuit steekt: in zes van de tien gevallen is een gebrek aan goede communicatie de hoofdrede.

Het is een herkenbaar fenomeen, de muur tussen de Business en IT. Maar hoe komt dat toch? Waarom verstaan we elkaar zo slecht? Een belangrijke rede is dat organisaties hiërarchische zijn ingedeeld met uitsplitsingen naar afdelingen die verantwoordelijk zijn voor een specifiek deel van de bedrijfsdoelen. Een afdeling bestaat uit een groep mensen met dezelfde expertise, maar ook vaak uit mensen met dezelfde manier van denken en werken. Een andere afdeling bestaat vervolgens uit mensen die weer op een heel andere manier denken. Daar komt bij dat het belangen van de éne afdeling fors kunnen afwijken van het belang van de andere afdeling.

De uitzending van ‘BNR Werkverkenners’, waarin ik mijn mening over dit onderwerp vertel terugluisteren?  

Heldere en algemeen gedeelde bedrijfsdoelstellingen zijn cruciaal

In een ideale wereld werkt iedereen binnen de organisatie samen aan dezelfde bedrijfsdoelen en als dit niet lekker loopt, dan pak je dat aan binnen het bedrijf. De praktijk is echter soms anders. Organisaties verander je niet zomaar, want het gedrag van de mensen die er werken verander je niet van de één op de andere dag. Probeer dan maar eens de gehele bedrijfscultuur te veranderen, dat lijkt vaak een onmogelijke klus.

Is er dan niets aan te doen? Natuurlijk wel. Als we kijken naar de manier van communiceren tussen Business en IT dan vallen een aantal dingen op. De Business moet kunnen leveren aan klanten, hier en nu. Er wordt vaak gekozen voor snelheid en standaardapplicaties zoals SaaS-applicaties (Software as a Service) die een specifiek probleem oplossen. IT levert oplossingen die de processen binnen de organisatie goed op elkaar laat afstemmen en informatie eenvoudig en betrouwbaar beschikbaar maakt. Er wordt dan vaak gekozen voor integratie, onderhoudbaarheid en beheer, het liefst maatwerk. En dat bijt elkaar vaak. De Business wil snel resultaat zien en de IT wil grip houden en een structurele oplossing. Maar dit zijn echt andere tijden, waarin we te maken hebben met Big Data en AI-algoritmes. Deze technieken veranderen de wereld momenteel razendsnel en zorgen ervoor dat alle bedrijven langzaam maar zeker veranderen in IT-bedrijven.

“Langzaam maar zeker” is hier dan natuurlijk niet de juiste term. Ontwikkelingen op het gebied van tijd en hoeveelheid data gaan zo snel dat bedrijven zich de luxe van ‘dingen even aankijken’ niet meer kunnen permitteren. Er bestaan van die lijstjes die dit soort dingen goed in perspectief plaatsen. Het koste het medium radio 38 jaar over om een doelgroep van 50 miljoen gebruikers te bereiken. TV deed dat in 13 jaar, internet in 3 jaar en Pokémon Go in 19 dagen! Niet alleen gaan veranderingen steeds sneller, ook de hoeveelheid data neemt spectaculair toe. Per minuut worden er 570 nieuwe websites gecreëerd, worden er 350 duizend tweets geplaats, worden er 2,6 miljoen zoekopdrachten via Google gegeven en wordt er 24 uur aan video op YouTube gepost.

Dus wat die muur tussen Business en IT betreft kunnen we het ons simpelweg niet meer permitteren om te denken in aparte afdelingen en tegengestelde doelen. En als je er niets aan doet, is de kans zeer groot dat je ‘ineens’ wordt ingehaald door een ‘disruptor’. Wat de toekomst betreft moeten we ons goed realiseren dat Business en IT nu al eigenlijk zo goed als naar elkaar zijn toegegroeid. Ze hebben elkaar keihard nodig. Het gaat niet meer om de muur tussen Business en IT, want Business is IT! Maar hoe brengen we deze nu dichter bij elkaar?

Goede communicatie en gezamenlijke keuzes brengen Business en IT dichter bij elkaar

Een belangrijk punt om Business en IT dichter bij elkaar te brengen is communicatie. Vertegenwoordigers van IT en Business moeten structureel met elkaar om tafel en helder uitspreken wat zij als de gemeenschappelijke doelen zien. Bij elk project moet een beslisser uit de Business en een beslisser uit de IT een partnership aangaan. Spreek duidelijk naar elkaar uit wat de doelstellingen en verwachtingen zijn en ga er samen voor. Stem ook regelmatig met elkaar af.

En even slikken voor de mensen van IT wellicht, maar deze is ook belangrijk, maak de techniek ondergeschikt. De meeste mensen binnen de organisatie zijn helemaal niet geïnteresseerd in die complexe techniek. De techniek is voor hun geen doel maar slechts een hulpmiddel. Als IT zich dat realiseert en communiceert in de vorm van concrete en visueel aantrekkelijke oplossingen, dan zal dat het wederzijds begrip sterk verbeteren.

Uiteindelijk gaat het om het resultaat. IT moet de Business regelmatig updaten over de vorderingen van het project en andersom. En een project is pas klaar als het eindproduct daadwerkelijk naar behoren functioneert en ook wordt gebruikt. Business en IT blijven dus ook in die fase betrokken. Dus iedereen die klaar is met zijn deel moet regelmatig daarna de collegiale controlevraag stellen: “Werkt het nog naar behoren?”.

Een ander belangrijk punt is dat er keuzes worden gemaakt. Vraag je gezamenlijk af wat de gemeenschappelijke doelen zijn en welke schaarse middelen, zoals tijd, geld en capaciteit je op gaat inzetten. Hoe dragen deze optimaal bij aan die gemeenschappelijke doelen?

Bij het maken van die keuzes moet de klant centraal staan. De klant betaalt immers de rekening en is essentieel voor het voortbestaan van een organisatie. De Business weet wat een klant wil en wat dat betekent voor de organisatie. ICT is daarbij een hulpmiddel dat hieraan ten dienste moet staan.

Maar een hele organisatie zomaar even aanpassen naar aanleiding van de laatste modetrend is natuurlijk ook niet wenselijk. De Business moet begrijpen dat beschikbare middelen schaars zijn en er dus keuzes gemaakt moeten worden, er moet geprioriteerd worden. Wat is écht belangrijk?

De Business moet uitleggen waarom een keuze gemaakt wordt en IT moet vervolgens komen met oplossingen die wél kunnen en niet met wat allemaal niet kan.

Werk écht Agile: het resultaat is belangrijker dan de werkwijze

Het laatste belangrijk punt om Business en IT dichter bij elkaar te brengen? Werk Agile. Maar dan ook écht. Agile is niet alleen een heel goede methodiek om projecten succesvoller te laten lopen, het is ook een modeterm. Binnen veel organisaties hebben mensen hun mond vol over dat er bij hun Agile gewerkt wordt, maar wij zien regelmatig dat de werkwijze (de ‘regels’ van Agile) belangrijker zijn dan het resultaat. Agile werken betekent dat je écht moet kiezen voor de mens boven het proces, voor software boven documentatie, voor samenwerken boven een contract en voor verandering boven een plan. Als er écht Agile wordt gewerkt herken je dat direct. Er wordt iteratief gewerkt aan behapbare modulaire brokken, met de nadruk op snelheid en kwaliteit. Teams bestaan uit mensen vanuit de Business en vanuit IT die samenwerken, regelmatig afstemmen en allemaal de om handen zijnde werkzaamheden kunnen vertalen van Business naar IT én andersom.

En dan komt natuurlijk de onvermijdelijke vraag. “En bij Conspect loopt het zeker op rolletjes?” Natuurlijk hebben we bij Conspect ook met deze problematiek te maken. Wij pakken dat aan door er constant met elkaar over te praten. Zo hebben we het binnen het bedrijf regelmatig over de gezamenlijke doelen die we voor ogen hebben. Tijdens projecten, maar ook tijdens personeelsvergaderingen en kennissessies.

Het gemeenschappelijke doel voor Conspect is waarde aan data toevoegen zodat er allerlei nieuwe toepassingsmogelijkheden ontstaan voor de klant. We maken daarbij gebruik van onze kennis en onze kernwaarden (Plezier, Passie en Partnership). Dit is geen mooi praatje, dit doen we, constant.

Kort samengevat kan de muur geslecht worden door regelmatig te communiceren, gezamenlijke keuzes te maken en iteratief te werken. Nogal wat open deuren wellicht, maar toch worden ze blijkbaar steeds weer vergeten. Ook hiervoor geldt: “Gewoon doen! Begin, nu!”. Hou het niet bij die ene keer, maar doe het constant. Het moet worden ingebed in alle veranderprocessen binnen de organisatie zodanig dat het voor iedereen duidelijk is dat er zo gewerkt moet worden en dat er op gecontroleerd wordt. Vertegenwoordigers van Business en IT moeten hier gezamenlijk het voortouw in nemen.

Check vervolgens ook regelmatig of het consequent wordt toegepast. Als zaken mislopen zie dat dan niet als een probleem maar als een mooie signaal dat het nog niet perfect loopt en je nog meer verbeteringen kan doorvoeren. Mensen krijgen dan ook in de gaten dat het echt belangrijk is om zo samen te werken. Ze gaan het dan ook steeds normaler vinden en er zelf ook naar handelen.

Dat deze materie veel bedrijven bezighoudt is wel duidelijk. Ook de landelijke zender BNR Nieuwsradio heeft, in het programma ‘BNR Werkverkenners’, hier aandacht aan besteed. Aan het begin van dit jaar hebben ze mij benaderd om mijn visie te geven op deze problematiek en hoe volgens Conspect de samenwerking tussen Business en IT beter kan. Heel leuk om te doen!

Mocht je de uitzending gemist hebben en lijkt het je leuk om de Podcast alsnog te beluisteren, dan kan dat. En mocht je naar aanleiding van dit artikel denken: “Die problemen komt me wel heel bekend voor”, neem dan contact met ons op via 036-538 72 92 of onderstaand formulier. Bij Conspect willen we je graag helpen om die problemen te tackelen.

Door Alfred van Wageningen - Algemeen Directeur bij Conspect – 29 januari 2019