Blog

Prettig en efficiënt Agile thuiswerken

Plots werkt iedereen thuis, zonder enige voorbereiding. Natuurlijk werkt Agile sneller en makkelijker als je fysiek bij elkaar zit. Je kunt elkaar direct wat vragen, je kunt samen achter eén computer zitten, misschien is er een fysiek bord waar je gewend bent een paar keer per dag op te kijken. Toch zijn inmiddels de thuiswerk-tools ingeburgerd en werken we lekker Agile door vanuit ons eigen huis. Maar een dagje thuiswerken blijkt echt anders dan wekenlang op afstand samenwerken.

In deze blog geeft onze SME Agile Claudia Bouwens tips hoe je als Agile team prettig en efficiënt samenwerkt op afstand.

Wees kritisch op je ontwikkelritme

Houdt ritme in je werkdagen en in de sprints. Sla geen events over, juist nu zijn deze events extra waardevol. Pas de tijdstippen eventueel aan zodat alle betrokkenen zich erin kunnen vinden. Ook het tempo waarin ontwikkeld wordt moet consistent en te handhaven zijn. Het is niet ongewoon wanneer het ontwikkel ritme wat langzamer wordt door omstandigheden. Vindt gezamenlijk een nieuw en voor iedereen haalbaar ritme, waar de nadruk ligt op de kwaliteit van het product.

Bekijk de vastgestelde Definition of Done en afspraken

Als team heb je eerder afspraken gemaakt, zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Gezien de huidige omstandigheden, kan het verstandig zijn deze eens ter discussie te stellen. Is het handiger om de daily scrum wat later te doen? Is het efficiënter om de duur van, of deelnemers aan, een meeting te veranderen? Het kan zelfs nuttig zijn de Definition of Done (DoD) nog eens onder de loep te nemen. Het is beter om de DoD (tijdelijk) aan te passen zodat deze haalbaar blijft, dan onderdelen van de DoD weg te laten. Dit helpt je transparant en duidelijk te zijn zowel binnen als buiten je team.

Deze periode is ook uitermate geschikt om nog wat extra aandacht te geven aan continuous improvement en zo het Agile werken op afstand te verbeteren. Maak samen met je team gebruik van deze tijd om nieuwe dingen voor te stellen en te proberen. Geen inspiratie? Organiseer een korte online brainstorm!

Blijf bewust communiceren

De waardevolle korte gesprekjes bij het koffie apparaat zijn vervangen door video/bel afspraken. Een hoop informatie uit non-verbale signalen gaat daardoor verloren. Voor platte tekst geldt dit nog meer. Wees je hiervan bewust en vraag om verduidelijking waar nodig.

Blijf ook persoonlijke interesse in elkaar tonen. Het is prima om de calls zo kort en bondig mogelijk te houden, echter maak daarnaast ook ruimte om als team betrokken te blijven met elkaar. Bijvoorbeeld door twee keer per week een half uurtje virtueel koffie te drinken samen.

Creëer de veiligheid om zaken te delen

Om prettig samen te kunnen werken is het gevoel van veiligheid heel belangrijk. Wanneer dit ontbreekt wordt het lastiger om open feedback te geven en te ontvangen, verbonden te blijven en dus om als team het werk aan te pakken. Bovendien zal de transparantie terug lopen wat zijn weerslag heeft op de uitvoering van het werk. Maak het onderwerp veiligheid bewust bespreekbaar tijdens de retro. Elk teamlid kan eventueel anoniem aangeven of hij/zij zich veilig voelt. Het gebruiken van een schaal is daarbij erg handig. Wanneer het vertrouwen niet optimaal blijkt, kan dit besproken worden als team, de scrum master kan tips en/of oefeningen aandragen ter verbetering of indien nodig individuele gesprekken voeren.

Vertrouwen in elkaar en het team als geheel is nu nóg belangrijker

Vertrouwen is niet voor niks éen van de twaalf Agile principes. Vertrouw erop dat je collega zijn of haar best doet en het team ook het liefst zoveel mogelijk waarde toevoegt. Een teamlid vergat de afspraak waarschijnlijk niet opzettelijk, maar zat even met een andere situatie thuis. Respecteer elkaar, ga uit van de goede intenties van de ander. Wanneer we dit in acht nemen zal dat ook de veiligheid ten goede komen.

Het draait uiteindelijk om de ‘growth mindset’ van het team

Het is geen geheim dat mensen met een positieve mindset minder stress ervaren. Wanneer iets anders gaat dan jij graag wilt probeer dit dan te zien als een uitdaging die je aangaat, een manier om als team te leren. Laat je verwachtingen los, haal diep adem en ga denken in oplossingen. Denken vanuit een ‘growth mindset’, zoals Coral Dweck het omschrijft in haar boek “Mindset: The New Psychology of Success”. Zeker een aanrader om te lezen! 

Ten slotte

Maak het leuk! Daag je collega’s uit, verzin manieren om de online vergaderingen wat spannender te maken, deel wat uit je privé leven, bijvoorbeeld hoe je werkplek eruit ziet. Kleine dingen kunnen het verschil maken en ervoor zorgen dat je nét dat beetje meer verbondenheid met elkaar voelt.

Heeft jouw team mooie oplossingen gevonden voor Agile werken op afstand, of heb je vragen of opmerkingen? Je kunt ze delen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Door: Claudia Bouwens – Business consultant en Agile coach bij Conspect – 14 april 2020