Blog

Stappenplan richting datagedreven werken bij de gemeente

Gestructureerd inzicht in data op het juiste niveau wordt steeds belangrijker. Data optimaal in zetten voor uw overheidsdomein is essentieel anders dan bij een commercieel bedrijf. U zorgt er namelijk voor dat de maatschappelijke problematiek kan worden aangepakt, in combinatie met het efficiënt inzetten van uw middelen.

Door de juiste inzichten kunt u niet alleen terugkijken in de tijd, maar ook een voorspellen, denk bijvoorbeeld aan de uitgaven voor de komende jaren per afdeling. Heeft u al genoeg informatie om op te sturen binnen uw overheidsinstelling? Of mist u bijvoorbeeld het inzicht om:

  • De budgetten binnen de afdelingen ieder jaar optimaal te verdelen én af te stemmen op de verwachte groei of krimp.
  • Verantwoording van de uitgaven naar rijksoverheid en burgers te kunnen afleggen.
  • Efficiënt gebruik te maken van middelen en mensen binnen uw overheidsinstelling.
  • Uw beleidsdoelen optimaal af te stemmen met de regio-, provincie en landelijke doelstellingen.
  • Informatie over de belangen van ondernemers en burgerlijke in één overzicht te hebben.

Data gedreven werken is nooit een doel op zichzelf maar moet aansluiten bij de verbetering van een proces of een maatschappelijk belang. Zo kunt u bijvoorbeeld een samenwerking opzetten met diverse (andere overheids-) instellingen om de datatransitie inzichtelijk te maken.

Inzicht kan daarnaast helpen om het diverse andere interne vraagstukken aan te pakken, door bijvoorbeeld het terugdringen van de wachtlijsten die ontstaan doordat het sociale domein vanaf 1-januari-2015 naar de lokale overheid is verplaatst. Hierdoor is de werklast van de gemeente enorm toegenomen, maar deze kan door middel van een goed informatiehuishouden worden gestroomlijnd. U kunt ook denken aan het verbeteren van infrastructurele en ruimteordelijke knelpunten, het verminderen van criminaliteit en het aanpakken van de armoede en schuldenproblematiek binnen uw domein.

Daarnaast trekt u als overheidsinstelling een bepaald publiek naar u toe die graag een samenwerking met u opzet wanneer u een bepaald data volwassenheidsniveau bereikt.

Benieuwd hoe u dit doet? Hieronder leest u alles over de verschillende stappen binnen het inzichtelijk maken van uw data.

De stappen richting datagedreven werken

0. Organisatorische veranderingen.

Beginnen bij stap 0!? Ja, wanneer u met uw organisatie een transitie doormaakt om data optimaal in te gaan zetten is het noodzakelijk dat de mensen binnen uw organisatie “honger” krijgen naar inzichten, snappen hoe inzichten tot stand komen en begrijpen wat de noodzaak is voor de organisatie. Dit is een cruciale stap binnen het stappenplan en zal een van de key elementen worden in het slagen of mislukken van de transitie.

  1. Wensen in kaart brengen

Denk hierbij aan het achterhalen van de belangen bij verschillende interne- en externe stakeholders. Is uw doel bijvoorbeeld uw klantwaarde verhogen of processen efficiënter maken? Hoe kunt u ervoor zorgen dat de verschillende doelen worden bereikt? 

“Er wordt bewust gekozen om deze stap als eerste te kiezen, zodat alle stakeholders vrij kunnen brainstormen en ideeën kunnen opperen om de transitie te verbeteren”
  1. Beschikbare data verzamelen

U maakt een bepaling van welke bronnen noodzakelijk zijn voor het creëren van de diverse inzichten daarbij u gebruik maakt van verschillende databrontype, deze kunnen gestructureerd, semigestructureerd of ongestructureerd zijn.

De stap wensen in kaart brengenheeft niet alleen focus op data, hierdoor kan het voorkomen dat, om aan de wensen te voldoen, er data van buiten de bestaande organisatie gehaald moet worden. Door alle mensen hier bewust van te maken snappen zij ook waarom er soms extra effort gevraagd kan worden om het inzicht te realiseren.”

  1. Data analyseren

Voordat u de data daadwerkelijk kan gebruiken is het nodig te bepalen of u alle data wel mag en kan gebruiken. Daarnaast maakt u direct een bepaling wat de kwaliteit van de data. Zonder goede datakwaliteit zullen uw inzichten niet accuraat zijn.

 “Door een goed datastappenplan kunt u uw medewerkers in staat stellen om samen te werken aan de beoogde kwaliteit voor uw organisatie”

  1. Strategie bepalen

Wanner u diverse inzichten heeft gecreëerd, zullen deze gematcht moeten worden met de strategische-, tactische- en operationele doelstellingen van uw organisatie. Bij een goed verdeeld organisatorisch plan zult u merken dat deze een kerstboom structuur opstellen, met een paar strategische KPI’s.

 “Alles moet hierbij in verhouding worden gezet, wanneer er bijvoorbeeld een gat ontstaat omdat een strategisch doel niet wordt door vertaald, moet deze worden toegevoegd of het strategisch doel moet worden bijgesteld.”

  1. Data Governance
    Om de data consistent en actueel te houden zult u verantwoordelijkheden moeten belegen voor de Compleetheid, Consistentie, Accuraatheid en Integriteit van uw data. Zo blijft u de kwaliteit van uw inzicht en opgehaalde informatie waarborgen. Het is belangrijk dat de organisatie dit niet ziet als een eenmalig traject, maar een doorlopende verbetering van uw organisatie.

 Meer weten over het stappenplan richting datagedreven werken? Wij staan op 26 maart op het congres Informatiegestuurde overheid. Ook kunt u ons altijd bellen via +31 36 5387292 of ons contactformulier invullen.